1.- Objetivo
La presente política de protección y tratamiento de datos personales tiene por objeto informar, transparentar y regular, de manera clara y sencilla, como UNINOVA-COMPAÑÍA DE SERVICIOS AUXILIARES S.A., en adelante UNINOVA, protegerá y tratará los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, trabajadores, accionistas y en general cualquier persona que tenga algún tipo de relación con la Compañía, en sus diferentes procesos y negocios.
2.- Alcance.
La presente política aplica a todos los datos personales definidos por la legislación ecuatoriana como tales, y que se obtienen directamente de su titular, de fuentes o bases de datos de información de acceso público u otras de acceso privado debidamente autorizado, a través de sus diversos canales físicos y/o electrónicos.
3.- Base Legal.
Esta política se encuentra fundamentada y regulada por la legislación ecuatoriana y en particular por la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su reglamento y demás normativa legal aplicable (en adelante “LA NORMATIVA”).
A través de este instrumento, se da cumplimiento a las disposiciones de LA NORMATIVA, para la protección y el tratamiento legítimo e informado de los datos personales del titular, así como se garantizan sus derechos.
4.- Definiciones.
- Autoridad de Protección de Datos Personales: Autoridad Pública independiente encargada de supervisar la aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento y otras resoluciones, con el fin de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas naturales en cuanto al tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
- Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales.
- Dato Personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente, tales como: datos crediticios, biométricos, de salud, sensibles, entre otros.
- Delegado de Protección de Datos: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del tratamiento de datos.
- Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con datos personales.
- Encargado del Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales.
- Fuente de Acceso Público: Bases de datos que pueden ser consultadas por cualquier persona, cuyo acceso es público, incondicional y generalizado (ejemplo: DINARDAP, Registro Civil, entre otras).
- Fuente de Acceso Privado: Bases de datos de proveedores autorizados de acuerdo con la ley para operar, que pueden ser consultadas por la persona legalmente autorizada por el titular (ejemplo: burós – registros de datos crediticios, entre otros).
- Responsable de Tratamiento de Datos Personales: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Transferencia o Comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Esta puede ser nacional o internacional.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
5.- Origen de los Datos Personales.
UNINOVA podrá obtener y acceder los datos personales del titular para los fines previstos en esta política, de la siguiente manera:
- Por entrega voluntaria de parte del titular.
- A través del historial de relaciones comerciales anteriores del titular con UNINOVA.
- Por la entrega de parte de terceros que cuenten con la autorización legal suficiente de su titular.
- Por su recopilación de fuentes de información de acceso público o privado.
- Por su acceso a través de cualquier otra forma prevista en LA NORMATIVA.
6.- Clases y Categorías de los Datos Personales.
Los datos personales obtenidos por UNINOVA para su tratamiento de conformidad con LA NORMATIVA y la presente política, están distribuidos en distintas clases detalladas en el Registro interno denominado “Clases, Categorías y Fines Específicos de los Datos Personales”, documento que se encuentra publicado en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
Cada una de las clases de datos está conformada por un detalle de información segmentada de acuerdo con su categoría de conformidad con LA NORMATIVA.
7.- Fines del Tratamiento de Datos Personales.
UNINOVA tratará los datos personales de sus titulares en base y de conformidad con los fines establecidos en la presente Política y de acuerdo con el detalle constante en el Registro interno denominado “Clases, Categorías y Fines Específicos de los Datos Personales”, documento que se encuentra publicado en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
7.1 Fines Generales del Tratamiento de Datos Personales.
UNINOVA tratará los datos personales de sus titulares, dependiendo de sus clases (sean estos datos de clientes; datos de trabajadores; datos de proveedores; datos de directores y accionistas), inclusive aquellos catalogados por la Ley como sensibles (cuando así sea necesario para el cumplimiento de fines específicos), para los siguientes fines generales:
a. Datos de Clientes:
- Prestación de los productos y servicios que brinda UNINOVA a través de sus distintos canales, así como otras finalidades ulteriores relacionadas a aquellos como: gestiones de cobranza, facturación electrónica, gestión de seguros, entre otros afines).
- Para el cabal cumplimiento y ejecución del Objeto Social aprobado para UNINOVA.
- Análisis de datos personales crediticios para evaluar la solvencia patrimonial y/o crediticia, incluyendo aquellos relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones de carácter comercial y/o crediticio, con el fin de conocer la concentración de negocios en general, la conducta comercial y/o la capacidad de pago del titular de los datos personales.
- Análisis, evaluación, formulación y comunicación de y para campañas comerciales, de marketing y cualquier otro tipo de publicidad y/o notificación.
- Evaluación, estudios y segmentación de mercado y desempeño de los productos y servicios.
- Mejora y desarrollo de productos y servicios.
- Tratamiento de requerimientos, solicitudes, quejas y/o reclamos.
- Prospección de nuevos clientes.
- Cumplimiento de obligaciones legales y/o ejercicio de derechos, precontractuales, contractuales y de cualquier otra naturaleza relacionada.
- Cumplimiento de fines establecidos en la legislación ecuatoriana, como es el caso de facturación electrónica, reportes a entes de control, entre otros.
b. Datos de Postulantes / Trabajadores:
- Procesos de recepción, análisis de perfiles personales y profesionales, preselección y contratación, de ser el caso, de postulantes para vacantes de trabajo en UNINOVA.
- Cumplimiento de obligaciones legales y/o ejercicio de derechos, precontractuales, contractuales y de cualquier otra naturaleza relacionada, así como la prestación de beneficios laborales.
- Cumplimiento de fines y obligaciones establecidas en la legislación ecuatoriana, como es el caso de pago de roles, sobre sueldos, entre otros componentes laborales, afiliación al seguro social obligatorio, reportes a entes de control en materia laboral, entre otros.
c. Datos de Proveedores / Aliados Comerciales – Estratégicos:
- Procesos de recepción, análisis de propuestas, preselección y contratación, de ser el caso, de proveedores de distintos productos y servicios que requiera UNINOVA.
- Cumplimiento de obligaciones legales y/o ejercicio de derechos, precontractuales, contractuales y de cualquier otra naturaleza relacionada.
- Cumplimiento de fines establecidos en la legislación ecuatoriana.
d. Datos de Accionistas y Directores:
- Gestión integral de los derechos y obligaciones relacionadas a los Accionistas y Miembros del Directorio de UNINOVA.
- Estructuración de libros sociales, registros y archivos internos de UNINOVA.
- Cumplimiento de obligaciones legales como es el caso de pago de dietas y honorarios, distribución de dividendos, emisión de nombramientos, reportes a entes de control, entre otros.
- Cumplimiento de fines establecidos en la legislación ecuatoriana.
7.2. Fines Específicos del Tratamiento de Datos Personales.
Sin perjuicio de los fines generales previamente detallados y otros estipulados en LA NORMATIVA, la presente Política, así como lo estipulado en los contratos y documentos que se suscriban para el acceso a los productos y servicios que brinda UNINOVA, esta tratará los datos personales para todos aquellos fines específicos debidamente detallados en el Registro interno denominado “Clases, Categorías y Fines Específicos de los Datos Personales”, documento que se encuentra publicado en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
8. Plazo de Conservación de Datos Personales.
UNINOVA conservará los datos personales de los titulares por un plazo indefinido, con excepción de aquellos datos que por mandato legal específico requieran de un tiempo distinto de conservación, como es el caso de la normativa tributaria, entre otra.
9. Consentimiento y Causales de Legitimidad para el Tratamiento de Datos Personales.
El tratamiento de datos personales del titular por parte de UNINOVA, se considerará legítimo y lícito en virtud del consentimiento libre e informado que el titular de los datos otorgue a través de la suscripción de uno o más de los documentos internos que entregará UNINOVA, por distintos medios, al titular; consentimiento que implica, además, el conocimiento, aceptación y adherencia a la presente Política, otros Registros internos que le son complementarios y demás documentos relacionados con la protección y tratamiento de datos personales.
De acuerdo con LA NORMATIVA, el tratamiento de datos personales, además, será legítimo y lícito, sin la necesidad del consentimiento en los siguientes casos:
- En cumplimiento de una obligación legal.
- Por orden judicial.
- En el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable, derivados de una competencia atribuida por una norma con rango de ley.
- Para la ejecución de medidas precontractuales a petición del titular o para el cumplimiento de obligaciones contractuales perseguidas por el responsable del tratamiento de datos personales, encargado del tratamiento de datos personales o por un tercero legalmente habilitado.
- Para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona natural, como su vida, salud o integridad.
- Para tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público.
- Para satisfacer un interés legítimo del responsable de tratamiento o de tercero, siempre que no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los titulares al amparo de lo dispuesto en LA NORMATIVA.
10. Consecuencias de proporcionar Datos Personales o negativa de hacerlo, así como de no autorizar su tratamiento o realizar una entrega incompleta, inexacta o errónea.
Los datos personales recopilados por UNINOVA son necesarios para la correcta atención a los requerimientos de productos y/o servicios que brinda la Compañía, así como para la prestación íntegra de aquellos contratados por el titular y sus finalidades ulteriores; por lo tanto, el efecto de la entrega de los datos es viabilizar y permitir que UNINOVA cumpla a cabalidad con lo requerido por el titular, además de cumplir todas sus obligaciones dentro de los estándares de calidad que le caracterizan.
En este sentido el titular es el único responsable de garantizar que los datos personales sean íntegros, exactos, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados.
El efecto de que el titular no autorice su tratamiento, lo revoque o entregue sus datos personales de manera incompleta, inexacta y/o errónea, podría derivar en que UNINOVA se abstenga de prestar sus productos y/o servicios o que los mismos se brinden de una manera inadecuada, sin perjuicio de que aquello pueda derivar en otras consecuencias legales para el titular.
11. Archivo / Almacenamiento y Conservación de Datos Personales.
UNINOVA archivará, almacenará y/o conservará los datos personales recopilados, en archivos y/o bases de datos físicas y/o electrónicas, almacenadas en lugares físicos y/u otros mecanismos de almacenamiento tales como servidores propios y/o contratados a través de terceros, garantizando el acceso, la protección, seguridad e integridad de la información.
12. Medidas de Seguridad de Datos Personales.
UNINOVA ha implementado medidas organizativas, legales y técnicas, orientadas a resguardar los datos personales y evitar su modificación, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, tomando en consideración la naturaleza de la información y los riesgos a los que se encuentran expuestos.
13. Transferencia / Comunicación de Datos Personales.
UNINOVA podrá compartir / transferir los datos personales con terceros, sean personas naturales o jurídicas, quienes proveen de distintos productos o servicios, y/o son aliados comerciales o estratégicos necesarios para el cumplimiento de su objeto social y de los fines determinados en la presente Política y los Registros internos aplicables a este particular, documentos que se encuentran publicados en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
Esta transferencia podrá ser física y/o electrónica, total y/o parcial, nacional y/o internacional, según la naturaleza del proveedor y/o aliado y las finalidades que la transferencia de datos personales persiga.
UNINOVA garantiza en todos los casos, la seguridad e integridad de los datos transferidos, así como el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas a este aspecto.
14. Derechos del Titular de los Datos Personales y su Ejercicio.
14.1. Derechos:
El titular, respecto de sus datos personales, podrá ejercer los siguientes derechos, en forma total o parcial, en los casos y bajo las condiciones determinadas en LA NORMATIVA:
- Acceso: Faculta al titular de los datos personales a acceder a la información que sobre sí mismo repose en UNINOVA.
- Actualización / Rectificación: Faculta al titular de los datos personales, a enviar a UNINOVA información pertinente y justificada destinada a modificar aquellos inexactos, erróneos o falsos.
- Eliminación: Faculta al titular de los datos personales a solicitar justificadamente que los mismos sean suprimidos.
- Oposición: Faculta al titular a negarse u oponerse al tratamiento de sus datos personales. El ejercicio de este derecho acarreará las consecuencias estipuladas en el numeral 10 de la presente política (Consecuencias de Proporcionar Datos Personales o negativa de hacerlo, así como de no autorizar su tratamiento o realizar una entrega incompleta, inexacta o errónea), sin perjuicio de las excepciones contempladas en LA NORMATIVA respecto al ejercicio de los derechos y otras consecuencias legales relacionadas a la materia.
- Suspensión: Faculta al titular a solicitar justificadamente a UNINOVA, en base a una o más de las condiciones determinadas en LA NORMATIVA, la suspensión del tratamiento de sus datos personales.
- Portabilidad: Faculta al titular a recibir de UNINOVA sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables siempre y cuando ésto último fuera técnicamente posible.
- Revocatoria: Faculta al titular a dejar sin efecto en cualquier momento la autorización dada a UNINOVA para una o varias finalidades del tratamiento de sus datos personales. Sin perjuicio de lo indicado, no se podrá revocar la autorización, de forma total, cuando existan obligaciones pendientes y/o contratos vigentes entre el Titular de los Datos Personales y UNINOVA, quedando a salvo el derecho que le asiste para revocar parcialmente la autorización para determinados fines específicos no relacionados a obligaciones o contratos pendientes.
- No ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Garantiza el derecho del titular de los datos personales a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales.
14.2. Excepciones al Ejercicio de los Derechos:
El ejercicio de los derechos antes descritos, estarán sujetos a las excepciones contempladas en LA NORMATIVA, sin perjuicio de lo estipulado en el Numeral 10 (Consecuencias de Proporcionar Datos Personales o negativa de hacerlo, así como de no autorizar su tratamiento o realizar una entrega incompleta, inexacta o errónea) de la presente Política y otras consecuencias o efectos propios de incumplimientos legales o del ejercicio sus derechos.
14.3. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos:
El ejercicio de los derechos descritos en este capítulo se lo hará a través de la presentación de una solicitud escrita remitida a través de los siguientes medios: www.uninova.com.ec/protecciondedatos, al correo electrónico protecciondedatos@uninova.com.ec, al teléfono 03 50 01 800, o en las oficinas de UNINOVA.
La atención a estas solicitudes se lo hará en el plazo de 15 días contados a partir de la fecha de su recepción.
Sin perjuicio de lo indicado, el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos ante la Autoridad de Protección de Datos Personales, en los casos y bajo las condiciones previstas en LA NORMATIVA.
15. Datos de Contacto del Responsable y Encargados del Tratamiento de Datos Personales y otros Destinatarios.
15.1. Responsable:
Los datos de contacto de UNINOVA como responsables del tratamiento de los datos personales constan en el Registro interno denominado “Responsables, Encargados y/o Destinatarios de Datos Personales” y que se encuentra publicado en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
15.2. Encargados y otros Destinatarios:
Los datos de contacto de los encargados y/o otros destinatarios de los datos personales constan en el Registro interno denominado “Responsables, Encargados y/o Destinatarios de Datos Personales” y que se encuentra publicado en la página web www.uninova.com.ec/protecciondedatos
16. Modificaciones a esta Política.
La presente Política será susceptible de cambios o modificaciones por distintas razones como reformas legales, entre otros, los cuales serán oportunamente comunicados a través de distintos medios como correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros, a las direcciones de contacto consignadas por los Titulares de la información; por lo cual asegúrese de leer detenidamente y atender tales notificaciones.
Última Aprobación: 20-04-2023
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